Kebijakan Privasi
10 Oktober 2026
Kami hanya mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk menjalankan lomba FOSTIFEST 2026: mendaftarkan tim, memverifikasi pembayaran, menerima karya, menilai, dan mengumumkan hasil.
1. Siapa kami dan cakupan kebijakan
Pengendali data pribadi adalah FOSTI (Forum Open Source Teknik Informatika), Fakultas Komunikasi dan Informatika, Universitas Muhammadiyah Surakarta, selaku penyelenggara FOSTIFEST 2026. Dalam dokumen ini kami disebut "Panitia" atau "kami".
Kebijakan ini berlaku untuk website kompetisi FOSTIFEST 2026 dan semua orang yang datanya kami proses: peserta (ketua dan anggota tim), dosen pembimbing (jika dicantumkan), juri, panitia, dan pengunjung website. Kebijakan ini disusun dengan merujuk pada UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
Dengan mendaftar, Anda menyetujui pemrosesan data seperti yang dijelaskan di sini. Akses ke Google Drive Anda dimintakan persetujuannya secara terpisah, hanya saat Anda memilih untuk menghubungkannya.
2. Data yang kami kumpulkan
| Kategori | Contoh | Sumber |
|---|---|---|
| Akun | Nama, email, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, bukan teks asli), ID akun, dan nama atau foto profil jika Anda masuk dengan Google | Anda, Google |
| Pendaftaran dan tim | Nama tim, kategori lomba, nama anggota, asal perguruan tinggi, nomor WhatsApp, email, data dosen pembimbing (jika ada), serta berkas pendaftaran yang diminta Panitia | Ketua Tim dan anggota |
| Pembayaran | Status pembayaran, Kode Klaim beserta riwayat klaimnya, dan bukti transfer yang Anda kirim ke Panitia | Anda, Panitia |
| Karya | Judul, deskripsi, tautan prototype atau live URL, berkas yang diunggah langsung, serta ID, nama, jenis, dan URL berkas Google Drive yang Anda pilih | Anda |
| Akses Google Drive | Token akses dan refresh token Drive, hanya jika Anda memilih menghubungkan Drive | |
| Penilaian | Skor per kriteria, komentar juri, skor akhir, peringkat, dan status hasil | Juri, Panitia |
| Data teknis | Alamat IP, jenis browser dan perangkat, waktu akses, log kesalahan, dan cookie sesi | Otomatis |
| Komunikasi | Riwayat notifikasi email dari platform dan pesan Anda ke Panitia (misalnya lewat WhatsApp) | Sistem, Anda |
Kami tidak meminta data sensitif seperti agama, kesehatan, atau kondisi keuangan. Saat mengirim bukti transfer, tutupi saldo dan informasi lain yang tidak perlu.
3. Untuk apa data digunakan
| Tujuan | Data yang dipakai |
|---|---|
| Membuat akun dan menjaga keamanan login | Akun |
| Mendaftarkan tim dan memeriksa persyaratan (status mahasiswa, usia, satu instansi) | Pendaftaran dan tim |
| Memverifikasi pembayaran dan memproses Kode Klaim | Pembayaran |
| Menerima, menyimpan, dan membuka karya untuk penjurian | Karya, akses Google Drive |
| Menilai karya, menghitung skor akhir dan peringkat, lalu mengumumkan hasil | Penilaian |
| Mengirim notifikasi: pendaftaran diterima, pembayaran terkonfirmasi, karya diterima, pengingat tenggat, skor terbit, hasil lomba | Akun, komunikasi |
| Menghubungi Anda lewat WhatsApp: konfirmasi registrasi, grup peserta, technical meeting | Nomor WhatsApp, data tim |
| Mencegah kecurangan dan penyalahgunaan (kode dibagikan, akun ganda, plagiarisme) serta memperbaiki masalah teknis | Data teknis, riwayat klaim, karya |
| Mempublikasikan finalis dan pemenang | Nama tim, asal instansi, judul karya |
Dasar pemrosesannya adalah persetujuan Anda dan kebutuhan untuk menjalankan kompetisi. Kami tidak menjual data Anda dan tidak memakainya untuk iklan.
4. Google Drive, Google Cloud Storage, dan data Google
Karya dapat dikumpulkan lewat dua jalur: memilih berkas dari Google Drive Anda, atau mengunggahnya langsung ke platform.
Jalur Google Drive
- Masuk dengan Google dan memberi akses Drive adalah dua izin yang terpisah. Masuk dengan Google tidak otomatis memberi platform akses ke Drive Anda.
- Akses Drive baru diminta saat Anda menekan tombol "Connect Google Drive" di halaman pengumpulan. Kami meminta izin terbatas (cakupan
drive.file): platform hanya dapat mengakses berkas yang Anda pilih lewat Google Picker, bukan seluruh isi Drive. - Kami menyimpan metadata berkas (ID, nama, jenis, URL, waktu pengumpulan), bukan salinannya. Berkasnya tetap berada di Drive Anda.
- Agar berkas bisa dibuka saat penjurian, token akses dan refresh token Drive disimpan di server dan tidak pernah dikirim ke browser. Token hanya dipakai untuk membuka berkas yang Anda pilih.
- Anda dapat mencabut akses kapan saja lewat pengaturan keamanan akun Google. Perlu diingat, mencabut akses atau menghapus berkas sebelum penjurian selesai dapat membuat karya tidak bisa dinilai.
- Penggunaan informasi yang kami terima dari Google API mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use. Data Google hanya dipakai untuk fitur pengumpulan karya. Data itu tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dipakai untuk melatih model AI.
Jalur unggah langsung
- Berkas disimpan di Google Cloud Storage (GCS) milik Penyelenggara. Berkas tidak dibuka untuk publik dan hanya dapat diakses lewat platform oleh tim pemilik, Panitia, dan juri yang ditugaskan.
- Batas ukuran dan jenis berkas mengikuti guidebook.
5. Siapa yang dapat melihat data Anda
| Pihak | Yang dapat dilihat |
|---|---|
| Anda dan tim Anda | Data pendaftaran tim, status pembayaran, karya Anda, serta skor dan komentar juri untuk tim Anda sendiri setelah dipublikasikan |
| Panitia (admin) | Data pendaftaran dan kontak, status pembayaran dan registrasi, metadata karya dan berkas, skor, peringkat, dan hasil, lewat portal admin |
| Juri | Karya yang ditugaskan kepadanya beserta data tim yang diperlukan untuk menilai. Juri mengisi skor dan komentar |
| Peserta lain | Tidak dapat melihat data pribadi, karya, atau skor Anda di platform. Pengecualian: di grup WhatsApp peserta, nomor WhatsApp Ketua Tim terlihat oleh anggota grup |
| Publik | Hanya yang diumumkan Panitia: nama tim, asal instansi, judul karya, dan status finalis atau juara, lewat website dan media resmi FOSTIFEST |
Skor Anda bersifat privat dan baru tampil di dashboard setelah Panitia mempublikasikannya. Karya Anda tidak dipublikasikan di luar proses penjurian tanpa izin Anda, kecuali judulnya untuk pengumuman finalis dan pemenang. Untuk finalis dan pemenang, deskripsi singkat dan cuplikan tampilan karya juga dapat ditampilkan sesuai Syarat dan Ketentuan.
6. Layanan pihak ketiga
Kami memakai layanan berikut untuk menjalankan platform. Kami hanya membagikan data sebatas yang dibutuhkan layanan itu.
| Layanan | Fungsi | Data yang terlibat |
|---|---|---|
| Google (Sign-In dan OAuth) | Masuk dengan Google dan izin akses Drive | Email, nama, profil, token |
| Google Drive dan Google Picker | Memilih dan membuka berkas karya | Berkas yang Anda pilih dan metadatanya |
| Google Cloud (Cloud Run, Cloud Storage) | Menjalankan aplikasi dan menyimpan berkas unggahan | Seluruh data platform dan berkas unggahan |
| Basis data PostgreSQL | Menyimpan data pendaftaran, pembayaran, karya, dan nilai | Data operasional lomba |
| Penyedia email | Mengirim notifikasi dan email akun | Email, nama, isi notifikasi |
| Konfirmasi registrasi, grup peserta, bukti transfer | Nama, nomor WhatsApp, bukti transfer | |
| Zoom atau Google Meet | Technical meeting dan presentasi final | Nama, suara, dan gambar saat Anda hadir |
| Bank atau e-wallet (lewat QRIS) | Pembayaran biaya pendaftaran, terjadi di luar platform | Data transaksi Anda sendiri |
Penyedia email dapat berganti seiring waktu tanpa mengubah cara platform bekerja bagi Anda. Setiap layanan punya kebijakan privasinya sendiri.
Kami dapat membuka data jika diwajibkan oleh hukum atau permintaan resmi pihak berwenang.
7. Penyimpanan, lokasi server, dan lama retensi
Data platform disimpan di infrastruktur Google Cloud dan basis data PostgreSQL. Server dapat berada di luar Indonesia, sehingga data Anda dapat diproses di negara lain. Kami memilih penyedia yang menerapkan perlindungan data yang memadai.
| Data | Lama disimpan |
|---|---|
| Akun, pendaftaran, pembayaran, riwayat Kode Klaim | 12 bulan setelah pengumuman pemenang, untuk arsip dan penyelesaian keberatan administrasi |
| Berkas karya dan metadata (termasuk unggahan di Cloud Storage) | 12 bulan setelah pengumuman pemenang, lalu dihapus. Karya finalis dan pemenang dapat disimpan lebih lama sebagai arsip kompetisi |
| Token akses Google Drive | Dihapus setelah penjurian selesai, atau lebih cepat jika Anda memutus sambungan Drive |
| Skor, komentar juri, dan hasil | Hasil akhir (nama tim, asal instansi, judul, peringkat) disimpan sebagai arsip kompetisi. Komentar juri dihapus bersama data tim |
| Log teknis | Hingga 90 hari |
| Bukti transfer yang dikirim lewat WhatsApp | Dihapus dari perangkat Panitia setelah rekap keuangan kegiatan selesai |
Setelah masa simpan berakhir, data dihapus atau dianonimkan. Anda dapat meminta penghapusan lebih awal (lihat bagian Hak Anda), kecuali untuk data yang harus kami simpan karena kewajiban hukum atau sengketa yang sedang berjalan.
8. Keamanan data
- Akses berbasis peran: peserta hanya melihat data timnya, juri hanya karya yang ditugaskan kepadanya, dan fitur admin hanya untuk Panitia yang berwenang.
- Aturan akses dan validasi dijalankan di server, bukan hanya di tampilan website. Peserta tidak mengakses basis data atau Google API secara langsung.
- Koneksi memakai HTTPS. Kata sandi disimpan dalam bentuk hash. Token Google disimpan terenkripsi di server dan tidak dikirim ke browser.
- Kode Klaim bersifat sekali pakai, terikat pada satu pendaftaran, dan dapat dicabut.
- Panitia dan juri hanya boleh memakai data peserta untuk keperluan lomba dan wajib menjaga kerahasiaannya.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika terjadi kebocoran data yang berpotensi merugikan Anda, kami akan memberi tahu Anda dan pihak berwenang sesuai UU PDP. Bantu kami dengan memakai kata sandi yang kuat dan tidak membagikan akun maupun Kode Klaim.
9. Hak Anda dan cara menggunakannya
Berdasarkan UU PDP, Anda berhak untuk:
- Mengetahui data apa yang kami simpan dan untuk apa dipakai.
- Meminta salinan data Anda.
- Memperbaiki data yang salah atau tidak lengkap.
- Meminta penghapusan atau pengakhiran pemrosesan data Anda.
- Menarik persetujuan, termasuk memutus sambungan Google Drive kapan saja lewat pengaturan akun Google Anda.
- Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu.
Untuk menggunakan hak ini, hubungi kami lewat kontak di bagian 12. Sebutkan nama tim dan email akun Anda agar kami bisa memastikan permintaan datang dari Anda. Kami akan menanggapinya dalam batas waktu yang ditetapkan UU PDP.
Perlu diketahui: menarik persetujuan atau meminta penghapusan di tengah lomba dapat membuat tim tidak bisa melanjutkan kompetisi, karena data tersebut dibutuhkan untuk pendaftaran, pengumpulan, dan penilaian. Data yang harus kami simpan karena kewajiban hukum atau sengketa yang sedang berjalan tidak dapat dihapus sampai urusannya selesai.
11. Data anggota tim dan peserta di bawah 18 tahun
- Ketua Tim memasukkan data anggota ke platform dan menyatakan bahwa anggota sudah diberi tahu serta menyetujuinya. Anggota memiliki hak yang sama seperti dijelaskan di bagian 9 dan dapat menghubungi kami langsung.
- Data dosen pembimbing hanya dicantumkan dengan sepengetahuan dosen yang bersangkutan.
- Jika karya Anda memuat data responden atau pihak lain, dapatkan izin mereka atau samarkan identitasnya.
- Platform ditujukan untuk mahasiswa. Jika ada peserta yang berusia di bawah 18 tahun, data mereka hanya kami proses dengan persetujuan orang tua atau wali.
12. Perubahan kebijakan dan kontak
Kami dapat memperbarui kebijakan ini, misalnya jika fitur platform atau penyedia layanan berubah. Perubahan penting diumumkan lewat media resmi FOSTIFEST 2026 atau notifikasi email. Kebijakan ini berlaku sejak 10 Oktober 2026.
Untuk pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi Anda:
- Bintang Permana: 0882-9478-1090
- Verrell Alfareza Adyan: 0812-3854-7117
- Email privasi: fostiums@gmail.com